Du kannst ab sofort freigegebene Dokumente über einen öffentlichen Link ohne Login teilen. Ideal für Kunden, Partner, Auditoren oder Lieferanten, die auf bestimmte Dokumente zugreifen müssen — ohne ein ELIZA-Benutzerkonto.
Was ist neu?
Einzelne Dokumente veröffentlichen
- Freigegebene Dokumente können über die Transition Publizieren öffentlich gemacht werden
- Jedes öffentliche Dokument erhält einen eindeutigen Link und einen QR-Code
- Externe Personen können das Dokument im Browser ansehen und herunterladen
- Mit Zurückziehen wird der öffentliche Zugang sofort deaktiviert
Dokument-Pakete (Bundles)
- Fasse mehrere Dokumente in einem Paket zusammen und teile sie über einen einzigen Link
- Erstelle Pakete unter DMS → Pakete → Neues Paket erstellen
- Wähle ein optionales Ablaufdatum (7, 30 oder 90 Tage)
- Pakete können jederzeit bearbeitet, deaktiviert oder gelöscht werden
Neue Berechtigungsgruppe
- Neue Gruppe DMS Dokumente (Veröffentlichen) steuert, wer Dokumente publizieren und Pakete verwalten darf
- Die Gruppe wird nur angezeigt, wenn das Feature aktiviert ist
Wie aktivierst du das Feature?
- Gehe zu DMS → Einstellungen → Konfiguration
- Setze DMS_PUBLIC_DOCUMENTS_ENABLED auf True
- Weise den gewünschten Benutzern die Gruppe DMS Dokumente (Veröffentlichen) zu
Anwendungsbeispiele
- Externe Audits: Stelle alle relevanten Dokumente als Paket mit 30-Tage-Ablauf bereit
- Kundeninformation: Publiziere Produktdatenblätter mit QR-Code für Printmaterialien
- Lieferantenmanagement: Teile Qualitätsrichtlinien als Paket mit neuen Lieferanten
- Behörden: Stelle Reglemente und Richtlinien öffentlich zur Verfügung
Sicherheit
- Links verwenden zufällige UUIDs — nicht erratbar
- Alle Zugriffe werden im Audit-Log protokolliert
- Abgelaufene Pakete sind sofort nicht mehr zugänglich