Hallo! Wir haben eine praktische neue Funktion im Dokumenten-Management-System (DMS) für dich entwickelt. Ab sofort kannst du dir alle verfügbaren Template-Variablen für deine DOCX- und XLSX-Dokumente übersichtlich anzeigen lassen.
Was ist neu?
Template-Variablen Übersicht Im Dropdown-Menü jedes Dokuments findest du jetzt die neue Option “Template-Variablen anzeigen”. Diese zeigt dir alle über 25 verfügbaren Template-Variablen mit ihren aktuellen Werten an.
Copy-to-Clipboard Funktionalität Jede Template-Variable kann mit einem einfachen Klick in die Zwischenablage kopiert werden. So kannst du die korrekte Syntax direkt in deine Dokumentvorlagen einfügen.
Aktuelle Werte anzeigen Die Übersicht zeigt nicht nur die Variable selbst, sondern auch den aktuellen Wert an. So siehst du sofort, welche Daten beim Generieren des Dokuments eingefügt werden.
Berechtigungsbasierte Anzeige Die Funktion ist nur für Benutzer sichtbar, die berechtigt sind, das Dokument zu bearbeiten oder eine Arbeitskopie zu erstellen.
Wie profitierst du davon?
Einfache Template-Erstellung Du musst nicht mehr raten oder in der Dokumentation nachschlagen - alle verfügbaren Variablen sind übersichtlich aufgelistet.
Korrekte Syntax garantiert Durch das Kopieren aus der Übersicht verwendest du automatisch die korrekte Template-Syntax und vermeidest Tippfehler.
Schnellere Dokumentenerstellung Die Übersicht beschleunigt die Erstellung von Dokumentvorlagen erheblich, da du sofort siehst, welche Daten verfügbar sind.
Bessere Dokumentqualität Mit Zugriff auf alle verfügbaren Felder kannst du reichhaltigere und informativere Dokumentvorlagen erstellen.
Wo findest du die neue Funktion?
In der Dokumentendetailansicht:
- Öffne ein beliebiges Dokument im DMS
- Klicke auf das Dropdown-Menü “…” (drei Punkte)
- Wähle “Template-Variablen anzeigen” mit dem Code-Symbol
- Es öffnet sich eine übersichtliche Auflistung aller verfügbaren Variablen
Die Übersicht zeigt dir:
- Den Namen der Template-Variable (z.B.
{{ document.title }}) - Den aktuellen Wert der Variable
- Einen Kopieren-Button für jede Variable
Verfügbare Template-Variablen
Die Übersicht umfasst verschiedene Kategorien von Variablen:
Dokument-Informationen:
- Titel, Beschreibung, Freigabedatum
- Dokumententyp, Version, Status
- Ersteller und Freigabeverantwortlicher
Organisations-Daten:
- Firmenname, Adresse, Logo
- Kontaktinformationen
- Orgunit-spezifische Daten
Benutzer-Informationen:
- Name, E-Mail, Telefon
- Abteilung und Rolle
- Benutzerdefinierte Felder
System-Daten:
- Aktuelle Daten und Zeiten
- System-URLs und Links
- Automatisch generierte IDs
Praktische Anwendung
Beispiel 1: Dokumentenkopfzeile
Kopiere {{ organisation.name }} für den Firmennamen in deine Kopfzeile.
Beispiel 2: Freigabevermerk
Verwende {{ document_approved_by }} und {{ document.approved_at }} für einen automatischen Freigabevermerk.
Beispiel 3: Kontaktdaten
Nutze {{ organisation.phone }} und {{ organisation.email }} für Kontaktinformationen.
Beispiel 4: Benutzerdaten
Füge {{ user.get_full_name }} für den Namen des aktuellen Benutzers ein.
Tipps für die optimale Nutzung
Für Template-Ersteller: Nutze die Übersicht als Referenz beim Erstellen neuer Dokumentvorlagen und experimentiere mit verschiedenen Variablen.
Für Qualitätsmanager: Verwende die verfügbaren Variablen für automatische Qualitätsvermerke und Nachverfolgung in deinen Dokumenten.
Für Administratoren: Die Übersicht hilft dir dabei, Benutzern die verfügbaren Möglichkeiten zu erklären und bei der Template-Erstellung zu unterstützen.
Bei der Dokumentenerstellung: Öffne die Übersicht parallel zu deinem Word-Dokument und kopiere die benötigten Variablen direkt hinein.
Was ändert sich für dich?
Keine Änderung bei bestehenden Templates Alle deine bisherigen Dokumentvorlagen funktionieren weiterhin wie gewohnt.
Einfachere Template-Entwicklung Die Erstellung neuer Vorlagen wird deutlich einfacher und schneller.
Weniger Fehler Durch das Kopieren der korrekten Syntax reduzierst du Fehler in deinen Templates.
Mehr Möglichkeiten Du entdeckst vermutlich Variablen, die du bisher nicht kanntest und die deine Dokumente noch besser machen.
Diese neue Funktion macht die Arbeit mit Dokumentvorlagen in ELIZA deutlich effizienter und benutzerfreundlicher - ein wichtiger Schritt für professionelle Dokumentenerstellung.
Dein ELIZA-Team 🐢