Hallo! Wir haben das erneute Freigeben von Dokumenten im DMS deutlich verbessert. Ab sofort ist dieser Prozess nicht nur benutzerfreundlicher, sondern auch intelligenter geworden.
Was ist neu?
Saubere Historie ohne Dopplungen Die Dokument-Historie zeigt jetzt nur noch einen korrekten Eintrag “Erneut freigegeben”, wenn du ein Dokument neu freigibst. Keine verwirrenden doppelten Einträge mehr.
Automatische Datumsberechnung ELIZA berechnet automatisch die nächste Überprüfung und das Gültigkeitsdatum basierend auf der hinterlegten Periodizität deines Dokuments. Du siehst sofort den Vorschlagswert mit einem hilfreichen Hinweis.
Persistente Kommentare Deine Kommentare beim erneuten Freigeben werden jetzt dauerhaft gespeichert und sind in der Dokument-Übersicht sichtbar - genau wie bei anderen Workflow-Schritten.
Bessere Übersicht Die Anzeige in der Historie ist aufgeräumter und zeigt alle relevanten Informationen übersichtlich an.
Wie profitierst du davon?
Weniger manuelle Arbeit Du musst nicht mehr selbst rechnen, wann die nächste Überprüfung fällig ist. ELIZA macht das automatisch basierend auf der Periodizität.
Mehr Transparenz Alle deine Kommentare und Änderungen sind dauerhaft dokumentiert und nachvollziehbar.
Konsistente Bedienung Das erneute Freigeben funktioniert jetzt genauso wie die normale Dokumentfreigabe - alles aus einem Guss.
Saubere Dokumentation Die Historie ist übersichtlicher und zeigt nur relevante Informationen an.
Wie nutzt du die Verbesserungen?
Dokument erneut freigeben:
- Gehe zu einem freigegebenen Dokument
- Wähle “Erneut freigeben” aus dem Aktionsmenü
- Überprüfe die automatisch berechneten Daten (du kannst sie anpassen)
- Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu
- Speichere die Änderungen
Automatische Berechnung verstehen:
- Bei Dokumenten mit Periodizität siehst du einen Hinweistext wie “Basierend auf Periodizität ‘Jährlich’ (1x pro Jahr)”
- Die Felder sind bereits mit den berechneten Werten ausgefüllt
- Du kannst diese Werte jederzeit überschreiben, falls nötig
Tipps für die optimale Nutzung
Überprüfe die Periodizität Stelle sicher, dass deine Dokumente die richtige Periodizität hinterlegt haben. So profitierst du optimal von der automatischen Berechnung.
Nutze Kommentare Verwende die Kommentarfunktion, um wichtige Hinweise für die nächste Überprüfung zu hinterlassen.
Historie checken In der Dokument-Historie siehst du jetzt alle Freigaben übersichtlich aufgelistet - perfekt für Audits und Nachverfolgungen.
Diese Verbesserungen machen das Dokumentenmanagement noch effizienter und helfen dir dabei, den Überblick über deine Dokumente zu behalten.
Dein ELIZA-Team 🐢