Liebe ELIZA-Nutzerin, lieber ELIZA-Nutzer

Seit dem März-Update haben wir ELIZA an vielen Stellen weiter verbessert. Highlights dieses Updates: Das IKS- und SWOT-Modul wurde komplett modernisiert, im DMS kannst du Dokumente neu öffentlich teilen, in Meldungen Personen direkt mit @ erwähnen und das Spaces-Modul erscheint mit individueller Farbwahl in einem frischen Design.

Was ist neu?

IKS- und SWOT-Modul komplett modernisiert

Das interne Kontrollsystem hat eine umfassende Frischzellenkur erhalten:

• Neues Dashboard mit Fortschrittsring, Status-Karten und allen Kennzahlen auf einen Blick
• Intelligente Filter mit Live-Suche in Massnahmen, Einschätzungen und SWOT-Einträgen
• Frist-Farbcodierung: Grün (in Ordnung), Orange (bald fällig), Rot (überfällig)
• Überarbeitete Risikomatrix mit Klick-Drilldown auf Details, Massnahmen und Kontrollen
• Modernisierte Detail-Ansichten mit Karten-Design, Avataren und Klassifikation-Tags

Risikomap mit Reporting-Verlauf

In der Detailansicht jeder Einschätzung zeigt eine kompakte Risikomap den gesamten Reporting-Verlauf. Nummerierte Punkte zeigen die chronologische Entwicklung, ein Stern markiert den aktuellen Wert. Der Word-Export enthält jetzt eine Mini-Risikomap pro Einschätzung — ideal für Management-Reviews.

Professionelle IKS Word- und Excel-Berichte

Erstelle Berichte als Word-Dokument mit deinem Whitelabel-Branding (Farben, Schriftarten) oder als Excel-Tabelle. Alle Exporte können direkt im DMS gespeichert werden — mit Fortschrittsanzeige während der Erstellung.

Massnahmen-Übersicht: Schneller, mit Kategorien und Spalten-Toggle

Die Massnahmen-Liste lädt auch bei mehr als 1000 Einträgen sofort. Neue Funktionen:

• Kategorien mit Scoped Labels (z.B. Bereich:IT, Priorität:Hoch) — zweigeteilte farbige Chips wie aus GitLab bekannt
• Beschreibung-Spalte mit Tooltip für den vollen Text
• Spalten-Toggle: Sichtbarkeit pro Spalte einstellbar, wird pro Benutzer gespeichert
• Word- und Excel-Export direkt aus der Liste mit allen aktiven Filtern — auf Knopfdruck oder ins DMS

Meldungen: Personen mit @ im Kommentar erwähnen

Tippe in einer Meldung einfach @ und wähle die gewünschte Person aus der Vorschlagsliste — wie in WhatsApp oder Teams. Die erwähnte Person wird automatisch benachrichtigt, das passende Häkchen setzt sich von selbst. Externe Kontakte sind mit «extern»-Markierung sichtbar. Im Verlauf erscheinen Erwähnungen als farbige Pille — ein Klick öffnet das Profil.

Meldungen: Tracker-Dashboard mit User-Matrix

Das Tracker-Dashboard wurde komplett überarbeitet:

• 6 KPI-Kacheln (Total, Offen, Erledigt, Diesen Monat, Bearbeitungsdauer Ø, Überfällig)
• Top-Ersteller- und Top-Verantwortlichen-Listen mit Avataren und Fortschrittsbalken
• Externe Kontakte werden im Top-Ersteller-Ranking mitberücksichtigt (mit «EXTERN»-Badge)
• Benutzer-Status-Matrix: Verantwortliche × alle 7 Status als farbige Pills mit Total/Offen/Erledigt
• Vollständig dark-mode-optimiert mit dynamisch reagierenden Charts

DMS: Öffentliche Dokumente und Pakete

Du kannst freigegebene Dokumente jetzt ohne Login teilen — ideal für Kunden, Partner, Auditoren oder Lieferanten:

• Einzelne Dokumente per Transition «Publizieren» öffentlich machen — mit eindeutigem Link und QR-Code
• Dokument-Pakete (Bundles): Mehrere Dokumente in einem Paket zusammenfassen und mit einem einzigen Link teilen
• Optionales Ablaufdatum (7, 30 oder 90 Tage)
• Mit «Zurückziehen» wird der Zugang sofort deaktiviert
• Neue Berechtigungsgruppe «DMS Dokumente (Veröffentlichen)» für die Steuerung

Das Feature wird über DMS_PUBLIC_DOCUMENTS_ENABLED aktiviert.

DMS: Geschützte Ordner — verschärfte Zugriffskontrolle

Bei geschützten Ordnern haben jetzt nur noch Personen Zugriff, die dem Ordner direkt zugeordnet sind (Admins, Team-Mitglieder, zugewiesene Prüfer oder Freigebende). Allgemeine Berechtigungen genügen nicht mehr — entspricht dem Need-to-know-Prinzip.

DMS: Batch-Aktionen für abgelaufene Dokumente

In den Fristen-Übersichten («Überprüfungsdatum abgelaufen», «Gültigkeitsdatum abgelaufen») kannst du jetzt mehrere Dokumente per Checkbox auswählen und gesammelt verschieben, löschen, als ZIP herunterladen, Workflow-Aktionen ausführen oder mit dem Korrigieren-Button das Überprüfungsdatum neu setzen.

DMS: Vorlagen-Variablen für Freigabe getrennt

{document_approval_by} zeigt jetzt nur noch die Funktion (z.B. «QMB») statt «QMB (Max Mustermann)». Wer Funktion und Name will, kombiniert: {document_approval_by} ({document_approved_by}). Sauberer auf gedruckten Dokumenten und ISO-Audits.

Prozesse: Auf Knopfdruck erneut überprüfen

Analog zum bewährten DMS-Ablauf gibt es jetzt einen grünen Button «erneut überprüfen» auf der Prozess-Detailseite und in der Fristen-Übersicht. Die Periodizität wird automatisch auf das nächste Überprüfungsdatum angewendet, ein Kommentarfeld erlaubt einen Hinweis zur Überprüfung. Der Vorgang wird im Audit-Log und der Prozess-Historie protokolliert.

Spaces und Boards im neuen Design

Das Spaces-Modul hat eine umfassende Frischzellenkur bekommen:

• Individuelle Farbwahl pro Space: Eigene Hintergrund- und Schriftfarbe aus einer Farbpalette mit Live-Vorschau — du erkennst deine Spaces auf den ersten Blick
• Einheitliches zweiteiliges Karten-Layout für alle Spaces und Boards (Hero-Bereich + Body)
• Status als Symbol-Pille mit Tooltip
• Ansprechende Leer-Zustände mit Icon und Hinweistext
• Schnellfilter für die schnelle Navigation

Zeiterfassung: Monatsrapport-PDF komplett überarbeitet

• Verwendet Logo, Schriftart und Akzentfarbe aus deinen Whitelabel-Einstellungen
• Zweispaltige Zusammenfassung (Arbeitszeiten links, Ferien/Kranktage rechts) — passt bei den meisten auf eine Seite
• Stundenarten-Aufschlüsselung in der Zusammenfassung (Arbeitszeit, Homeoffice usw.)
• Negative Werte rot und fett, Wochenend- und Feiertage dezent grau
• Tabellenkopf wiederholt sich auf jeder Seite

Zuordnungen bereinigen: Vollständige Übersicht beim Offboarding

Beim Offboarding oder Rollenwechsel werden jetzt alle relevanten Zuordnungen erkannt und können in einem Schritt übertragen werden:

• Projekte, Verträge, KPI-Ordner, Formulare, Tutorials, Streams, Boards, Meetings, Traktanden, Cards, Mitgliedschaften — zusätzlich zu DMS-Ordnern, Prozessen und Meldekreisen
• Mitgliedschaften mit Historie: Beim Übertragen wird die alte Mitgliedschaft mit Enddatum versehen statt gelöscht — die Organisations-Historie bleibt lückenlos
• Geschützte Bereiche (private Spaces, vertrauliche Meldekreise) werden automatisch ausgeblendet
• Modernisierte Oberfläche mit übersichtlichen Karten und Toggle-Button

Hilfe-Sichtbarkeit pro Installation steuern

Administratoren können jetzt in vier Modi steuern, wer die Hilfe-Menüeinträge sieht:

• Alle Benutzer (Standard)
• Nur aktive Benutzer
• Nur Administratoren
• Nur Benutzer mit der Berechtigung «Kann Hilfe und Benutzerhandbuch sehen»

Die Seite «Was gibt’s Neues» bleibt unabhängig davon für alle sichtbar.

REST API

• Branding-Endpoint (/api/branding/): Logo-URLs, Farben und Schriftart aus der Whitelabel-Config — ideal für externe Integrationen, die das ELIZA-Look-and-Feel übernehmen sollen
• SWOT-Klassen (/api/swot/class/): Einschätzungsklassen (Risikoklassen) per API verwalten (GET, POST, PATCH, DELETE)

Performance-Verbesserungen

Weitere Verbesserungen

• DMS: Mention-Markup in Kommentar-Vorschauen wird sauber als Chip dargestellt (statt Roh-Syntax @[Name](user:id))
• Meldungen: Neue Tracker-Option «Kontaktfelder für angemeldete Benutzer ausblenden» — Anonyme sehen die Felder weiterhin
• Meldungen: Bild-Upload im TipTap-Editor funktioniert jetzt auch auf öffentlichen Meldeformularen (anonym)
• Meldungen: E-Mail an Meldekreis-Postfach wird auch beim Erstellen via Formular-Action ausgelöst
• Meldungen: Massen-Bearbeitung von Formular-Antworten unterstützt jetzt auch Zeit- und Datum/Zeit-Felder
• SWOT: Neuer Tab «Historie» in den Einschätzungen mit Diff-Darstellung (Einfügungen grün, Löschungen rot)
• Streams: Neues Feature-Flag «News aufklappbar» (STREAMS_EXPANDABLE_NEWS) und kompakte Newskanal-Karten (STREAMS_CARDS_SHORT_MODE) — beide direkt unter /streams/settings/config/ verwaltbar
• Streams: Event-Sniplet zeigt den Text-Inhalt jetzt vollständig — kein manuelles Aufklappen mehr nötig
• Standards: Fehler bei Kapiteln mit Dokumenten ohne Datei behoben

Tipps für die optimale Nutzung

1. @-Erwähnung in Meldungen ausprobieren: Tippe @ direkt im Kommentar — die richtigen Personen werden automatisch benachrichtigt, ohne separate Häkchen.

2. Öffentliche Dokument-Pakete für Audits einsetzen: Stelle alle relevanten Dokumente als Paket mit 30-Tage-Ablauf bereit — der Auditor erhält einen einzigen Link.

3. IKS-Massnahmen mit Scoped Labels organisieren: Verwende Doppelpunkte in Kategorie-Titeln (z.B. Bereich:IT, Quelle:Audit) für zweigeteilte farbige Chips.

4. Spalten-Toggle in der Massnahmen-Liste nutzen: Blende ein, was du brauchst (z.B. Periodizität, Letzte Kontrolle) und blende aus, was du nicht brauchst — die Auswahl wird gespeichert.

Viel Spass mit den neuen Funktionen! Bei Fragen steht dir unser Support unter support@eliza.swiss zur Verfügung.

Dein ELIZA-Team 🐢

Version: 2026-05-08 Kategorie: Mai-Update Module: DMS, Meldungen, IKS & SWOT, Prozesse, Spaces, Zeiterfassung, Core, Streams, Hilfe, API