Prozesse haben – genau wie Dokumente – ein Freigabedatum, ein Datum der nächsten Überprüfung und eine Periodizität. Bisher gab es aber keinen komfortablen Weg, eine regelmässige Überprüfung einfach zu bestätigen. Das ändert sich jetzt: Ein neuer Button “erneut überprüfen” übernimmt die Rolle direkt auf der Prozess-Detailseite, analog zum bewährten Ablauf im DMS.
Was ist neu?
Button “erneut überprüfen” in der Metadaten-Ansicht
- In der Metadaten-Ansicht eines freigegebenen Prozesses erscheint neben dem Feld Datum der nächsten Überprüfung ein grüner Button mit dem Refresh-Symbol
- Der Button ist sichtbar für alle Benutzer mit Freigabe-Berechtigung auf den Prozess
- Ein Klick öffnet eine neue Seite “Prozess erneut überprüfen” mit allen relevanten Metadaten und einem Bestätigungs-Formular
Aktionen in der Fristen-Übersicht
- In der Übersicht Fristen (abgelaufene und bald ablaufende Prozesse) gibt es neu eine Spalte Aktion
- Pro Zeile steht direkt ein grüner Refresh-Button zur Verfügung, der dich zur Bestätigungs-Seite führt
- So kannst du auch aus der Liste heraus mehrere Prozesse der Reihe nach überprüfen, ohne zuerst jeden einzeln aufrufen zu müssen
Intelligente Vorschlagswerte
- Gültig bis und Nächste Überprüfung werden automatisch aus der hinterlegten Periodizität vorausgefüllt
- Beispiel: Bei Periodizität “halbjährlich” wird als Vorschlag das Datum heute + 6 Monate eingesetzt
- Der Hilfetext unter den Feldern zeigt, auf welcher Periodizität die Berechnung beruht
- Du kannst die Werte selbstverständlich anpassen, falls du eine andere Frist setzen möchtest
Kommentar und Historie
- Ein optionales Kommentarfeld erlaubt dir, einen Hinweis zur Überprüfung zu hinterlegen (z.B. “keine inhaltlichen Anpassungen nötig”)
- Der Kommentar wird als WorkflowComment am Prozess gespeichert und ist in der Historie ersichtlich
- Zusätzlich wird die Überprüfung im Audit-Log mit Datum, Benutzer und den neuen Daten protokolliert
Wie profitierst du davon?
- Regelmässige Überprüfungen lassen sich jetzt mit wenigen Klicks bestätigen, ohne den Prozess inhaltlich bearbeiten zu müssen
- Die Periodizität wird automatisch auf das nächste Überprüfungsdatum angewendet
- Abgelaufene Prozesse verschwinden nach der Bestätigung aus der Fristen-Übersicht und erscheinen wieder als aktuell
- Einheitliches Verhalten zwischen DMS und Prozessen – du musst dich nicht umgewöhnen
Wie bestätigst du eine Überprüfung?
- Öffne den gewünschten Prozess und wechsle zum Tab Metadaten
- Klicke in der Zeile Datum der nächsten Überprüfung auf den grünen Button erneut überprüfen
- Prüfe die Vorschlagswerte für Gültig bis und Nächste Überprüfung
- Optional: Hinterlege einen Kommentar zur Überprüfung
- Klicke auf Speichern
Alternativ über die Fristen-Übersicht:
- Navigiere zu Prozesse und klicke in der Navigation auf Fristen
- Klicke in der Zeile des gewünschten Prozesses auf den grünen Refresh-Button in der Aktion-Spalte
- Prüfe die Werte und bestätige mit Speichern
Voraussetzungen
- Der Benutzer benötigt Freigabe-Berechtigung auf den Prozess
- Der Prozess ist im Status Freigegeben oder Abgelaufen
- Für die automatische Vorbelegung der Daten muss am Prozess eine Periodizität hinterlegt sein (optional, aber empfohlen)